Personuppgiftspolicy

Vi på Magnentus är väldigt noga med att spara personuppgifter på ett säkert sätt och vi gör detta i enighet med GDPR (General Data Protection Regulation).
Detta är vår personuppgiftspolicy som beskriver vilka personuppgifter vi sparar, varför vi gör detta samt hur länge uppgifterna sparas hos oss. Vi behandlar personuppgifter när du söker lägenhet, när du sedan blir hyresgäst hos oss och även en tid efter att din tid som hyresgäst hos oss har upphört.

En personuppgift är all slags information som kan kopplas till dig som person till exempel namn, adress, kontaktuppgifter som telefonnummer och e-postadresser.

Behandling av personuppgifter vid ansökan/intresseanmälan
Under kötiden samlar vi in och behandlar dina personuppgifter för att administrera din ansökan. Det gör vi för att vi har ett berättigat intresse av att behandla dina personuppgifter. Uppgifterna ligger kvar så länge du väljer att stå i kö hos oss. Om du inte önskar stå kvar i kön kan du begära att vi rensar bort och raderar dina uppgifter.

När du erbjuds en lägenhet hos oss
När du erbjuds en lägenhet hos oss behöver vi behandla fler uppgifter om dig. Då behöver vi till exempel uppgifter om din ekonomi och uppgifter om hur du har skött ditt tidigare boende och hyresinbetalningar. Det innebär att vi gör en kreditupplysning, hämtar uppgifter från inkassobolag och Kronofogdemyndigheten samt andra intyg om referenspersoner som du har lämnat till oss. Om du har en förvaltare eller god man behöver vi behandla även de uppgifterna. Vi sparar dina uppgifter så länge som de är relevanta och aktuella. Kreditupplysning, uppgifter från inkassobolag och myndigheter som vi samlat in för att godkänna dig som hyresgäst sparar vi inte. Om du blir nekad en lägenhet hos oss på grund av att vi inte kan godta dig som hyresgäst kommer vi dock att bevara dina personuppgifter i tre månader efter avslagsbeslutet. När hyresförhållandet pågår
När du blir hyresgäst hos oss och får ett hyresavtal behandlar vi dina personuppgifter för att kunna fullgöra och administrera våra skyldigheter som hyresvärd och avtalspart. Under hyresförhållandet behandlar vi till exempel dina personuppgifter när vi skickar hyresavier och hanterar dina betalningar, när vi inhämtar uppgifter för att kunna anmäla el till din lägenhet, när vi hyresförhandlar och när vi skickar information till dig som du behöver. Vi kan också behöva uppdatera dina personuppgifter mot offentliga register för att se att de är korrekta. Vi behandlar också dina personuppgifter för att kunna tillhandahålla våra tjänster och service till dig samt marknadsföra oss och våra tjänster. Denna behandling är nödvändig för vårt berättigade intresse att utveckla, förbättra och sälja produkter och tjänster och behålla en god kundkontakt med dig. Dina personuppgifter kommer också att behandlas så att andra företag kan marknadsföra sina produkter till dig som du kan ha nytta av i samband med hyresförhållandet. Sådan marknadsföring kan avse bredbandsbolag, försäkringsbolag eller elbolag. Vi behandlar också dina personuppgifter när det är nödvändigt för att tillvarata ett rättsligt anspråk. Det kan vi behöva göra om det till exempel förekommer störningar i boendet, sena eller uteblivna hyresbetalningar eller skador i lägenheten. Vi kan också behöva lämna ut dina personuppgifter till socialnämnden eller andra berörda myndigheter. Vi kan komma att anlita ett personuppgiftsbiträde för behandling av dina personuppgifter. Det kan till exempel gälla en entreprenör som ska reparera något i din lägenhet, ett företag som tillhandahåller bredband eller el, ett inkassoföretag eller ett företag som sköter våra IT-system. Vi lämnar också ut dina personuppgifter när det följer av lag eller myndighetsbeslut. Om uppgifterna överförs till ett land utanför EU, säkerställer vi att sådan överföring är laglig. Vi sparar dina personuppgifter under den tid de är relevanta. Ett borgensåtagande, beslut om förvaltare eller god man raderar vi två år efter åtagandets eller beslutet har upphört att gälla.

När hyresförhållandet har upphört
Vi kommer att gallra och rensa personuppgifter om dig när hyresavtalet har löpt ut men vissa uppgifter måste vi spara i minst två år därefter som till exempel hyresavtalet, beslut från socialnämnd och studieintyg. Uppgifter om dig som finns i vårt bokföringsmaterial, till exempel betalningar, kommer vi att spara i sju år inklusive innevarande år.

Dina rättigheter
Om du inte vill att dina personuppgifter ska behandlas för marknadsföringsändamål kan du när som helst meddela oss detta. Du har rätt att få information om vilka personuppgifter vi hanterar om dig, ett registerutdrag. Du har också rätt att få felaktiga uppgifter rättade. Du har också rätt att kräva att vi begränsar vår behandling av dina personuppgifter om du till exempel anser att de inte är korrekta. Du har också rätt att få dina personuppgifter överförda till ett annat företag (dataportabilitet). Du har också rätt att klaga på hur vi behandlar dina personuppgifter till oss och till tillsynsmyndigheten, Datainspektionen. Det kan du göra om du tycker att vi inte behandlar dina personuppgifter i enlighet med Dataskyddsförordningen.

Överlåtelse
Om någon fastighet inom Magnentus koncernen skulle säljas eller överlåtas till annan ägare kan personuppgifter lämnas över till den nya ägaren.

Information och kontakt
Vi ber dig att noga läsa igenom denna integritetspolicy så att du är införstådd med det som vi beskriver. Om du har några frågor eller önskar bli borttagen från våra system så ber vi dig kontakta oss på telefon 011-23 72 20 eller maila oss på info@magnentus.se.